Проектный офис, как основной фактор успеха внедрения системы управления проектной деятельности, на примере Свердловской области.

Успех титанических изменений в государственной власти напрямую зависит от качества и уровня развития системы управления проектами. Если определенный регион находится уже на том уровне, когда приходит осознание необходимости создания данной системы, то необходимо создавать центр притяжения всех сил для создания данной системы. В проектной деятельности таким центром является проектный офис. Создание данного элемента проектной деятельности дает весомый сигнал всем структурам данного региона о решительности руководства Российской Федерации и Губернатора Свердловской области переводить страну на новые рельсы управления, что должно положительно повлиять на эффективность и прозрачность государственной власти. Тем более применение управление проектами органов государственной власти хорошо зарекомендовал себя в других странах и глобальных корпорациях мира.

2017 год стал практически годом рождения на законодательном уровне системы управления проектной деятельности в Свердловской области. Основой данной деятельности стало формирование департамента управление проектами, где на конец 2017 года работало 15 сотрудников, которые успели инициировать 49 проектов и инициатив. Основная деятельность данного департамента заключается в составлении и популяризации методологии, а также мониторинге проектной деятельности.

На уровне Свердловской области активная фаза организации проектного управления началась с указа Губернатора Свердловской области от 14.02.2017 № 84-УГ «Об организации проектной деятельности в Правительстве Свердловской области и исполнительных органах государственной власти Свердловской области», что дало толчок к образованию государственных структур по организации данной деятельности в Свердловской области. Далее выходит ряд основополагающих указов, которые предоставляют нормативную базу для создания инфраструктуры проектной деятельности. На основе указов была сформирована структура проектного управления Свердловской области.

В 2018 году проектная деятельность выходит на новый уровень развития, что подтверждает выходом нового указа Губернатора Свердловской области от 28.02.2018 № 117-УГ «Об автоматизированной информационной системе управления проектной деятельностью в Свердловской области», что позволит вывести деятельность по управлению проектов на новый уровень и позволит получать результаты и мониторинг запущенных приоритетных проектов в Свердловской области в реальном времени, но и перейти напрямую к более удобному формированию портфелей проектов, что поможет реализовывать стратегические направления развития Свердловской области на новом уровне.

Проектный офис, исходя из федеральных норм и законодательной нормативной базы, формирует методологическую основу проектной деятельности Свердловской области, что выливается в методологические рекомендации для ведения проектного управления в едином поле документооборота и понятий проектной деятельности.

Организационная схема проектного офиса показана на рисунке 1.

Рисунок 1 — Организационная схема проектного офиса

По стандарту ГОСТ Р 21500 — 2014 в стейкхолдеры проекта входят 2 элемента, которые должны составлять проектный офис: офис управления проектов и команда по проектному менеджменту [1].

Нужно понимать, что внедрение системы управления проектной деятельностью в государственной власти Свердловской области является крупномасштабным проектом, который завершиться по данным паспорта проекта «Создание системы управления проектами и программами в Свердловской области» 30.12.2020 года [2]. Исходя из этого, внедрение делиться на последовательные этапы: организационный; методологический; технологический; обучающий.

В данный период система управления проектной деятельности находиться на начальном периоде перехода от методологического к технологическому этапу.

Команда по проектному менеджменту не существует в том виде, который предполагает стандарт, так как совершать поддержку всех руководителей проектов не возможно, так как не внедрена автоматизированная система управления проектной деятельностью. В данный момент все силы направлены на методологическую поддержку проектной деятельности и обучения(ознакомление) персонала, участвующих а проектной деятельности и мониторинг созданных проектов.

Управление методологии решает задачи:

· Делопроизводства;

· Общение в социальных сетях с сотрудниками проектной деятельности;

· Подготовки системы к внедрению автоматизированной системы;

· Организации заседаний;

· Методологической помощи;

· «Фабрике идей».

Управление мониторинга реализации проектов занимается:

· Согласованием документов паспортов региональных проектов;

· Мониторинг паспортов региональных проектов;

· Ведение реестра проектных предложений;

· Участие в работе проектного комитета и ведомственных проектных комитетах;

· Изучение и систематизация опыта федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

· Оценка и контрольные мероприятия;

Департамент проводит каждый понедельник проектный час для:

· Получения оперативных результатов мониторинга проектов;

· Решения проблемных вопросов, поиск зон улучшения проектной деятельности;

· Выработки вариантов решений.

Так же проводиться каждую пятницу методологический час для:

· Изучения подходов к организации процессов управления проектов;

· Разъяснений методик и инструментария проектной деятельности;

· Командообразования.

Исходя из стандарта ГОСТ Р 57*** «Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис» задачами проектного офиса могут являться [3]:

1. Создание, поддержка и развитие работающей системы правил проектной деятельности;

2. Создание и поддержка работающей системы принятия решений и координации участников проектной деятельности;

3. Организация управления знаниями и содействие формированию необходимых компетенций участников проектной деятельности;

4. Управление выделенными компонентами проектной деятельности и принятие отдельных решений по компонентам проектной деятельности;

5. Централизованное выполнение проектных функций;

6. Создание комфортной среды для участников проектной деятельности;

7. Оптимизация выполнения процессов проектной деятельности.

Можно констатировать, что практически все перечисленные функции перекрываются проектным офисом Свердловской области. Обращаю внимание, что данный список решаемых задач по стандарту носит рекомендательный характер.

Проектному офису Свердловской области по стандарту соответствует корпоративный тип офиса. Данный тип офиса предполагает состав ролей [3]:

· Руководитель проектного офиса

· Портфельный менеджер

· Консультанты (администраторы) портфелей

· Эксперт-аналитик

· Методолог

· Тренер

· Функциональный администратор ИСУП

На данный момент в структуре проектном офиса, отсутствуют роли:

· Портфельный менеджер

· Эксперт-аналитик

· Тренер

· Функциональный администратор ИСУП

Появления под данные роли новых штанных единиц поможет развитию проектной деятельности на более профессиональной основе.

Основным фактором успеха при внедрении проектной деятельности, особенно на начальном этапе, это энтузиазм команды проектного офиса, что должно вовлечь всех менеджеров участвующих в проектной деятельности в процесс внедрения системы управления. В рамках развития компетенций и проектной культуры государственных служащих только за 2017 год было обучено 282 государственных и муниципальных служащих. Данный страт создает хороший задел в основу проектной деятельности и поможет в ближайшее время перейти на новые стандарты эффективности государственных структур.

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 21500-2014 Руководство по проектному менеджменту [Электронный ресурс]. — URL: http://docs.cntd.ru/document/1200118020 (дата обращения 31.10.2018)
2. Паспорт проекта Администрации Губернатора Свердловской области «Создание системы управления проектами и программами в Свердловской области» [Электронный ресурс]. — URL: http://midural.ru/ufiles/ _2018926830.pdf (дата обращения 31.10.2018)
3. ГОСТ Р 57*** — 2018 Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис.[Электронный ресурс]. — URL: https://pmjournal.ru/articles/ obzory/gost-po-upravleniyu-proektami/ (дата обращения 31.10.2018)